รายงานผลการฝึกประสบการณ์ ครั้งที่4

งานที่ได้รับมอบหมายในสัปดาห์ที่ 4 ตั้งแต่วันที่ 22-26 พฤศจิกายน 2553
-เช็คตัดรายชื่อแฟ้มลงเวลาปฏิบัติการของผู้ปฏิบัติงาน เป็นจำนวน 8 แฟ้ม
-ลงรับหนังสือ และออกเลขทะเบียนรับ-ส่ง ของฝ่ายสารบรรณ ทั้งภายในและภายนอกกรมฯ
-คีย์ข้อมูลเอกสารภายในเรียนอธิบดีกรมพินิจฯ ลงระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ประมาณ 70 ฉบับ : วัน
-ถ่ายสำเนาเอกสารใบปะหน้าเก็บไว้เป็นหลักฐาน เฉพาะงานที่ต้องเสนอผ่านรองอธิบดี ประมาณ 7 ฉบับ : วัน
-ทำใบลงเวลาปฏิบัติการของผู้ปฏิบัติงาน ประจำเดือน ธันวาคม จำนวน 8 ชุด
-คัดแยกจดหมายส่งหน่วยงานต่างๆ

ปัญหา
-สัปดาห์นี้งานน้อย
-ผู้ปฏิบัติงานที่ต้องลงเวลามาช้ากว่ากำหนดการเข้าปฏิบัติการ
-ระบบอินเทอร์เน็ตช้า ทำให้การคีย์ข้อมูลลงระบบล่าช้ามาก

วิธีแก้ไข
-สอบถามพี่ๆที่อยู่ในฝ่ายว่ามีงานอะไรที่นอกเหนือจากที่ได้รับมอบหมายให้ทำไหม
-เก็บแฟ้มไว้ที่โต๊ะแล้วยังไม่ตัดรายชื่อเพระพี่ที่มาช้ากว่ากำหนดได้โทรมาบอกให้รอ จึงต้องรอมาเซ็นก่อนแล้วค่อยตัดรายชื่อ
-ต้องใจเย็นๆและมีสติในการรอระบบ เพราะท่ารีบร้อนในการคลิกย้ำ จะทำให้เกิดเลขในระบบซ้ำกัน

ข้อเสนอแนะ
-ควรมีการตรวจสอบระบบความเร็วของอินเตอร์เน็ตบ้างว่าเร็วหรือช้าแค่ไหน

รายงานผลการฝึกประสบการณ์ ครั้งที่3

งานที่ได้รับมอบหมายในสัปดาห์ที่ 3 ตั้งแต่วันที่ 15-19 พฤศจิกายน 2553
-เช็คตัดรายชื่อแฟ้มลงเวลาปฏิบัติการของผู้ปฏิบัติงาน เป็นจำนวน 8 แฟ้ม
-ลงรับหนังสือ และออกเลขทะเบียนรับ-ส่ง ของฝ่ายสารบรรณ ทั้งภายในและภายนอกกรมฯ
-คีย์ข้อมูลเอกสารภายในเรียนอธิบดีกรมพินิจฯ ลงระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ประมาณ 100 ฉบับ : วัน
-ทำ Flow Chart ขั้นตอนการรับ-ส่งหนังสือราชการ จำนวน 2 คน
-ถ่ายสำเนาเอกสารใบปะหน้าเก็บไว้เป็นหลักฐาน เฉพาะงานที่ต้องเสนอผ่านรองอธิบดี ประมาณ 20 ฉบับ : วัน
-ทำใบลงเวลาปฏิบัติการของผู้ปฏิบัติงาน ประจำเดือน ธันวาคม จำนวน 8 ชุด

ปัญหา
-มีการปรับเปลี่ยนคนคุมงานในฝ่านสารบรรณ แนวการทำงานไม่เหมือนกัน
-ผู้ปฏิบัติการที่มาคุมใหม่คีย์งานลงระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ล่าช้ามากๆ
-ระบบอินเทอร์เน็ตช้า ทำให้การคีย์ข้อมูลลงระบบล่าช้ามาก

วิธีแก้ไข
-มีการโหวดประชาธิปไตยในส่วนของผู้ปฏิบัติงานในส่วนสารบรรณร่วมทั้งตัวดิฉันว่าให้ระบบการทำงานแบบเก่าที่เคยทำ เพราะมีความชำนาญแล้วและสะดวกรวดเร็วกว่า
-คอยสอนงานผู้ปฏิบัติการที่ย้ายมาว่าการลงระบบควรทำยังไง และถ้าเป็นงานด่วนจะรับทำเอง
-ต้องใจเย็นๆและมีสติในการรอระบบ เพราะท่ารีบร้อนในการคลิกย้ำ จะทำให้เกิดเลขในระบบซ้ำกัน

ข้อเสนอแนะ
-ควรมีการประชุมวางแผนกันก่อนที่จะมีการปรับเปลี่ยนแผนงานการควบคุมงาน หรือ เปลี่ยนสายงาน

รายงานผลการฝึกประสบการณ์ ครั้งที่2

งานที่ได้รับมอบหมายในสัปดาห์ที่ 2 ตั้งแต่วันที่ 8-12 พฤศจิกายน 2553
-เช็คตัดรายชื่อแฟ้มลงเวลาปฏิบัติการของผู้ปฏิบัติงาน เป็นจำนวน 8 แฟ้ม ได้แก่
1.แฟ้มลงเวลาข้าราชการ (ปฏิบัติงาน,ปฏิบัติการ,ชำนาญงาน) จำนวน 12 คน
2.แฟ้มลงเวลาพนักงานขับรถยนต์ จำนวน 6 คน
3.แฟ้มลงเวลาลูกจ้างประจำ จำนวน 3 คน
4.แฟ้มลงเวลาพนักงานราชการ จำนวน 23 คน
5.แฟ้มลงเวลาข้าราชการ (ชำนาญการ,ชำนาญการพิเศษ) จำนวน 8 คน
6.แฟ้มลงเวลาเข้างาน 07.30-15.30น. จำนวน 1 คน
7.แฟ้มลงเวลาเข้างาน 09.00-17.00น. จำนวน 1 คน
8.แฟ้มลงเวลาพนักงานโครงการไทยเข้มแข็ง จำนวน 4 คน
-ลงรับหนังสือ และออกเลขทะเบียนรับ-ส่ง ของฝ่ายสารบรรณ ทั้งภายในและภายนอกกรมฯ
-คีย์ข้อมูลเอกสารภายในเรียนอธิบดีกรมพินิจฯ ลงระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ประมาณ 150 ฉบับ : วัน
-เดินเอกสารส่งกอง หรือ กลุ่มต่างๆ 11 สถานที่ : วัน
-ทำ Flow Chart การปฏิบัติการของผู้ปฏิบัติงานในฝ่ายสารบรรณ จำนวน 4 คน

ปัญหา
-อ่านรายมือชื่อไม่ออก
-ยังจำไม่ได้ว่าเอกสารชุดไหนควรตัดจ่ายไปฝ่ายไหน
-ระบบอินเทอร์เน็ตช้า ทำให้การคีย์ข้อมูลลงระบบล่าช้ามาก

วิธีแก้ไข
-สอบถามพี่ที่ปฏิบัติงานและค้นหารายชื่อเดิมมาและทำการจดลงสมุดบันทึกส่วนตัวว่าแฟ้มไหนมีใคร ชื่ออะไรบ้าง
-สอบถามพี่ที่สอนงานและทำการจดลงสมุดบันทึกส่วนตัว ทดลองตัดจ่ายเสมอแล้วเริ่มจำได้เอง
-ต้องใจเย็นๆและมีสติในการรอระบบ เพราะท่ารีบร้อนในการคลิกย้ำ จะทำให้เกิดเลขในระบบซ้ำกัน

ข้อเสนอแนะ
-ระบบOnline ทางอินเตอร์เน็ต ควรมีการอัพเดรตให้รวดเร็วมากกว่านี้
-ควรมีการนำระบบ VDO Conference มาใช้ในหน่วยงานในการประชุมระหว่าง ผอ.สถานพินิจฯ ต่างๆที่อยู่ต่างจังหวัด เพื่อความรวดเร็ว

รายงานผลการฝึกประสบการณ์ ครั้งที่1

งานที่ได้รับมอบหมายในสัปดาห์ที่ 1 ตั้งแต่วันที่ 1-5 พฤศจิกายน 2553
- ทำบัญชีทำการและวันหยุดราชการของข้าราชการและลูกจ้างประจำ ประจำเดือนตุลาคม 2553 เป็นจำนวน 8 ฉบับ
-ลงรับหนังสือ และออกเลขทะเบียนรับ-ส่ง ของฝ่ายสารบรรณ ทั้งภายในและภายนอกกรมฯ
-คีย์ข้อมูลเอกสารภายในเรียนอธิบดีกรมพินิจฯ ลงระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ประมาณ 150 ฉบับ : วัน
-เดินเอกสารส่งกอง หรือ กลุ่มต่างๆ 11 สถานที่ ได้แก่
1.สำนักเลขานุการกรม
2.กองการเจ้าหน้าที่
3.กลุ่มงานคลัง
4.กองพัฒนาทรัพยากรบุคคล
5.สำนักพัฒนาระบบงานยุติธรรมเด็กและเยาวชน
6.กลุ่มพัฒนาระบบบริหาร
7.ผู้เชี่ยวชาญ
8.หน้าห้องรองอธิบดี
9.หน้าห้องรองอธิบดี (ฝ่ายวิชาการ)
10.หน้าห้องรองอธิบดี (ฝ่ายบริหาร)
11.หน้าห้องรองอธิบดี (ฝ่ายพัฒนา)
-พิมพ์เอกสาร แบบ ปย.1 ปี54 ของสำนักเลขานุการกรมฯ จำนวน 5 หน่วยงาน

ปัญหา
-การคีย์ข้อมูลลงระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์มีหลายขั้นตอนมาก
-การเดินเอกสารไปยังกองหรือกลุ่มต่างๆ งง มาก เพราะสถานที่กรมพินิจฯชั้น5กว้างและซับซ้อน
-ระบบอินเทอร์เน็ตช้า ทำให้การคีย์ข้อมูลลงระบบล่าช้ามาก

วิธีแก้ไข
-ไม่เข้าใจตรงไหนถามพี่ที่คุมก่อนที่จะปฏิบัติ ทำบ่อยๆจนเกิดความเคยชิน และจำได้เอง
-ให้พี่ที่คุมบอกเส้นทางและเดินนำไปในช่วงแรกๆ แล้วพยายามจำ
-ต้องใจเย็นๆและมีสติในการรอระบบ เพราะท่ารีบร้อนในการคลิกย้ำ จะทำให้เกิดเลขในระบบซ้ำกัน

ข้อเสนอแนะ
-หน่วยงานราชการควรมีคอมพิวเตอร์ให้ครบตามจำนวนบุคลากร
-ควรใช้การตอกบัตรมากกว่าการเขียนลงเวลาในแฟ้มลงเวลาปฏิบัติงาน